AGENDA rapat yang biasanya tatap muka namun selama pandemi ini diganti dengan pertemuan secara virtual. Tentunya, memimpin rapat secara virtual memiliki lebih banyak tantangan.
Pemimpin rapat virtual harus mengelola proses pertemuan hingga diskusi yang sedang berlangsung. Untuk memimpin pertemuan virtual yang efektif, ikuti langkah di bawah ini sesuai kebutuhan berdasarkan jenis pertemuan yang diadakan.
1. Masuk Lebih Awal
Sebelum memulai rapat, pastikan peralatan dan koneksi berfungsi. Jika pertemuan direkam, pemeriksaan suara harus dilakukan sebelum orang lain bergabung.
2. Sambut Hadirin Saat Mereka Masuk
Pastikan untuk mengingatkan peserta rapat. Hal ini untuk menyebutkan nama mereka sebelum membuat komentar atau mengajukan pertanyaan selama pertemuan partisipatif.
3. Gunakan Icebreaker di Awal Meeting Virtual
Gunakan icebreaker untuk membuat peserta nyaman dan bahkan untuk memperkuat hubungan interpersonal antar tim yang mungkin merasa jenuh, stres atau terisolasi akibat dampak penyebaran COVID-19.
4. Dorong Partisipasi dan Kolaborasi Peserta
Berikan dorongan bagi setiap partisipan untuk menunjukan partisipasi dan kolaborasi aktif di dalam rapat online.
Salah satu cara adalah memberikan giliran bagi setiap anggota untuk memberikan pendapat maupun mengajukan dan menjawab pertanyaan. Dengan kolaborasi yang aktif, rapat online pun dapat berjalan lebih produktif dan efektif.
5. Lakukan Rekap Sebelum Rapat Berakhir
Ini adalah cara untuk memastikan rapat selesai dengan hasil yang jelas. Bila perlu bagikan notulen rapat online agar semua paham tentang keputusan akhir rapat dan tindakan apa yang harus dilakukan di masa depan.
